Auftragsverarbeitung

Diese Seite informiert über die Auftragsverarbeitung im Zusammenhang mit der Nutzung von RettLog durch Organisationen.

Rechtsträger von RettLog ist die RettLog UG (haftungsbeschränkt). Die Kontaktdaten ergeben sich ergänzend aus dem Impressum.

Für Fragen zur Auftragsverarbeitung oder zum Abschluss eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung kontaktieren Sie bitte info@rettlog.de.

Hinweis

Diese Seite stellt allgemeine Informationen zur Auftragsverarbeitung bereit. Sie ersetzt nicht den konkret abzuschließenden Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Ein solcher Vertrag wird Kunden vor oder im Rahmen der produktiven Nutzung personenbezogener Organisationsdaten separat bereitgestellt.

Rolle von RettLog

RettLog ist eine SaaS-Anwendung für Organisationen. Soweit eine Kundenorganisation personenbezogene Daten ihrer Nutzer, Mitglieder, Mitarbeitenden, Helfer, Ehrenamtlichen oder sonstigen Personen in RettLog verarbeitet, entscheidet regelmäßig die Kundenorganisation über Zweck und Mittel dieser Verarbeitung.

In diesen Fällen verarbeitet RettLog personenbezogene Daten im Auftrag der jeweiligen Kundenorganisation. Die Kundenorganisation ist Verantwortliche im Sinne der DSGVO; RettLog ist Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO.

Soweit RettLog personenbezogene Daten für eigene Zwecke verarbeitet, beispielsweise zur Bearbeitung von Kontaktanfragen, zur Vertragsverwaltung, zur Absicherung der Infrastruktur oder zur allgemeinen Websitebereitstellung, handelt RettLog selbst als Verantwortlicher. Näheres ergibt sich aus der Datenschutzerklärung.

Typische Verarbeitung im Auftrag

Gegenstand der Verarbeitung

Bereitstellung und Betrieb der RettLog-Webanwendung
Verwaltung von Organisationen, Nutzern, Rollen und Berechtigungen
Verarbeitung von Checklisten, Materiallisten, Aufgaben, Schadensmeldungen, Prüfungen, Fristen und sonstigen Organisationsdaten
Bereitstellung von Dokumentations-, Audit- und Nachvollziehbarkeitsfunktionen
technischer Betrieb, Fehleranalyse, Sicherheit, Support und Wiederherstellung

Kategorien personenbezogener Daten

Stammdaten wie Name und E-Mail-Adresse
Konto-, Rollen-, Mitgliedschafts- und Berechtigungsdaten
Sitzungsdaten wie IP-Adresse, User-Agent, Session-Informationen und Zeitpunkte
Inhaltsdaten wie Checklistenangaben, Signaturen, Kommentare, Schadensmeldungen, Aufgaben, Fristen und Anhänge
Audit-Logs und Änderungsprotokolle
technische Log- und Sicherheitsdaten

Kategorien betroffener Personen

Administratoren und Nutzer von Kundenorganisationen
Mitglieder, Mitarbeitende, Helfer, Ehrenamtliche oder sonstige Personen innerhalb einer Kundenorganisation
Personen, die über Einladungen, QR-Codes oder Gastzugriffe mit RettLog interagieren
Ansprechpartner von Kunden, Interessenten und Dienstleistern

Zwecke der Verarbeitung

Bereitstellung der SaaS-Funktionen von RettLog
organisationsbezogene Verwaltung und Dokumentation
Nachvollziehbarkeit von Prüfungen, Kontrollen, Mängeln, Aufgaben und Änderungen
IT-Sicherheit, Missbrauchsprävention und Fehleranalyse
Support, Wartung und Wiederherstellung der Anwendung

Weisungen der Kundenorganisation

Die Verarbeitung im Auftrag erfolgt grundsätzlich nach dokumentierten Weisungen der jeweiligen Kundenorganisation. Die konkrete Nutzung der Anwendung, die eingegebenen Inhalte, Rollen, Berechtigungen und Aufbewahrungsanforderungen werden durch die Kundenorganisation bestimmt, soweit RettLog hierfür entsprechende Funktionen bereitstellt.

Kundenorganisationen sind dafür verantwortlich, RettLog nicht für Zwecke zu verwenden, für die keine geeignete Rechtsgrundlage besteht. Gesundheits- und Patientendaten dürfen in RettLog nicht verarbeitet werden.

Technische und organisatorische Maßnahmen

RettLog setzt technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Veränderung, unbefugte Offenlegung und unbefugten Zugriff zu schützen. Dazu gehören Zugriffsbeschränkungen, rollenbasierte Berechtigungen, logische Mandantentrennung, TLS-Verschlüsselung, eine Firewall, Multifaktor-Authentifizierung für Administratoren, verschlüsselte Backups und die Protokollierung von Änderungen.

Weitere Informationen finden Sie unter Technische und organisatorische Maßnahmen.

Unterauftragsverarbeiter

Für Hosting, DNS und Reverse Proxy, Backups, E-Mail-Kommunikation sowie Rechnungsstellung setzt RettLog externe Dienstleister ein.

Eine Übersicht finden Sie unter Unterauftragsverarbeiter.

Unterstützung bei Betroffenenrechten und Datenschutzvorfällen

Soweit RettLog personenbezogene Daten im Auftrag einer Kundenorganisation verarbeitet, unterstützt RettLog die Kundenorganisation im Rahmen der gesetzlichen Anforderungen und der vertraglichen Vereinbarungen bei der Bearbeitung von Betroffenenanfragen.

Sicherheits- oder Datenschutzvorfälle werden bewertet und, soweit erforderlich, der betroffenen Kundenorganisation mitgeteilt, damit diese ihre gesetzlichen Prüf-, Informations- und Meldepflichten erfüllen kann.

Löschung und Rückgabe von Daten

Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses werden personenbezogene Organisationsdaten nach Maßgabe der vertraglichen Vereinbarungen gelöscht, anonymisiert oder für einen angemessenen Zeitraum zum Export bereitgestellt, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Nachweisinteressen entgegenstehen.

Wird eine Organisation gelöscht, werden auch ihre Organisationsdaten gelöscht. Wird nur ein einzelnes Benutzerkonto gelöscht, kann der Name der Person in bestehenden Protokollen der Organisation erhalten bleiben, etwa als Nachweis einer ausgefüllten Checkliste.

Gelöschte Daten können noch in verschlüsselten Backups enthalten sein. Eine gezielte Löschung einzelner Daten aus bestehenden Backups ist technisch eingeschränkt; Backups werden ausschließlich zur Wiederherstellung verwendet.

Abschluss eines AVV

Kundenorganisationen, die RettLog produktiv mit personenbezogenen Daten nutzen, erhalten vor oder im Rahmen der produktiven Nutzung einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Bitte kontaktieren Sie uns hierfür unter info@rettlog.de.