Materialliste mit KI importieren

Du hast eine Beladeliste als PDF, als Tabelle oder als Text und willst sie nicht Zeile für Zeile abtippen? Dann lass dir von einem KI-Programm helfen. RettLog betreibt dabei keine eigene KI: du verwendest deinen eigenen Zugang bei einem Anbieter wie ChatGPT, Claude oder Gemini. RettLog gibt dir nur den vorbereiteten Text und liest das Ergebnis wieder ein.

So läuft es ab

1. Klicke auf Mit KI importieren. Hat der Bereich schon Inhalte, heißt die Schaltfläche Mit KI bearbeiten. Du findest sie an drei Stellen — siehe „Materialliste, Seite oder Gruppe“ weiter unten.
2. Hat der Bereich schon Inhalte, wähle, was damit passieren soll: Liste ergänzen oder ersetzen. Unter Was soll die KI außerdem tun? kannst du in eigenen Worten beschreiben, was sich sonst ändert — zum Beispiel „Fach 3 wird auf die Fächer 3a, 3b und 3c aufgeteilt“.
3. Lade deine Beladeliste hoch — als PDF, Excel-Tabelle (.xlsx), CSV- oder Textdatei. Ältere .xls- und Word-Dateien speicherst du vorher als .xlsx oder PDF; die kann die KI sonst nicht lesen. Die KI holt sie sich später selbst über einen zeitlich begrenzten Link. Ohne Datei geht es auch: dann fragt dich die KI im Chat danach.
4. Lies den Hinweis Diese Daten verlassen RettLog. Dort steht genau, was übergeben wird.
5. Klicke unter Jetzt in deinem KI-Programm öffnen auf die Karte deines Programms: ChatGPT (OpenAI), Claude (Anthropic), Gemini (Google) oder Anderes Programm. Es öffnet sich ein neuer Tab. Bei ChatGPT und Claude steht der vorbereitete Text schon im Eingabefeld; bei Gemini und jedem anderen Programm fügst du ihn ein — RettLog hat ihn beim Klick kopiert. Abschicken musst du selbst. Die KI fragt dich, wenn etwas in der Liste unklar ist.
6. Du bekommst eine Datei zurück. Wechsle zurück zu RettLog: dort wartet schon der Schritt Antwort einlesen. Lade die Datei hoch oder füge den Text der KI ein.
7. Du siehst jetzt alle vorgeschlagenen Änderungen, Seite für Seite und Gruppe für Gruppe — so, wie du sie aus dem Bearbeiten einer Gruppe kennst. Korrigiere, was nicht stimmt, und nimm heraus, was du nicht willst.
8. Klicke unten auf Änderungen übernehmen.

Materialliste, Seite oder Gruppe

Du entscheidest, wie viel die KI auf einmal bearbeitet. Je kleiner der Bereich, desto weniger kann versehentlich passieren.

• Ganze Materialliste: unter Verwaltung → Materiallisten auf der Seite der Liste. Nimm das für eine vollständige Beladeliste — die KI darf dabei Seiten anlegen, umbenennen und zum Entfernen vorschlagen.
• Eine Seite: auf der Seite selbst. Die KI arbeitet nur innerhalb dieser Seite.
• Eine Gruppe: die Schaltfläche Mit KI an der Gruppe. Nur diese Gruppe wird angefasst. Alles andere auf der Seite bleibt garantiert unberührt, auch wenn die KI etwas anderes vorschlägt.

Nur für eine Einheit

Eine Materialliste gilt für jede Einheit, die sie verwendet. Soll nur ein Fahrzeug anders beladen sein, nimm Mit KI anpassen — auf der Seite der Einheit oder unter Seite anpassen in der Prüfansicht. Die Änderungen werden dann als Anpassungen dieser Einheit gespeichert; die Materialliste selbst und alle anderen Einheiten bleiben unverändert. Seiten- und Gruppennamen sowie Kommentare der Liste kann die KI dabei nicht ändern, Mengen schon.

Hat deine Einheit noch keine passende Liste, öffne in ihrer Materialliste Bearbeiten → Materialliste hinzufügen und wähle Neue Materialliste erstellen. Die Liste wird angelegt und der Einheit zugewiesen. Über Befüllen öffnest du sie und importierst die Beladeliste dort mit KI.

Ergänzen oder ersetzen

• Liste ergänzen: dein aktueller Stand geht an die KI mit. Sie ändert nur, was in deiner Beladeliste anders steht. Alles, was weiterhin stimmt, bleibt unberührt.
• Ersetzen: die KI baut die Liste allein aus deiner Beladeliste. Alles, was dort nicht vorkommt, wird dir zum Entfernen vorgeschlagen — du entscheidest in der Prüfung, ob du dem folgst. Bei einer ganzen Materialliste können das auch komplette Seiten sein; sie stehen dann rot markiert mit allen Folgen in der Prüfung.

Ein begonnener Import bleibt in deinem Browser gespeichert. Du kannst die Seite verlassen und später weitermachen.

Worauf du achten musst

Alles, was du bei einem externen KI-Anbieter hochlädst oder einfügst, verlässt RettLog. Gib dort keine vertraulichen oder sicherheitsrelevanten Angaben weiter — die Beladeliste eines MTF darf zum Beispiel nicht an einen externen KI-Anbieter übergeben werden.

Der Hinweis im Startschritt listet jeden Punkt auf, der RettLog verlässt:

• deine hochgeladene Beladeliste als ganze Datei — die KI sieht alles, was darin steht,
• die Artikeltypen deiner Organisation, damit die KI Namen verwendet, die es bei dir schon gibt. Übergeben werden je Artikeltyp nur Name, Kategorie und ob er ein Ablaufdatum hat. Darfst du neue Artikeltypen anlegen, bekommt die KI außerdem die Namen der Artikelkategorien,
• bei Liste ergänzen zusätzlich der aktuelle Inhalt der Seite: Namen, Mengen und Kommentare,
• alles, was du unter Was soll die KI außerdem tun? geschrieben hast.

Prüfzustände, Ablaufdaten und Namen von Personen werden nie übergeben. Die Zugriffslinks sind 15 Minuten gültig, und jeder Abruf steht im Protokoll deiner Organisation. Unter Genauen Text anzeigen siehst du den vollständigen Text, der an den Anbieter geht.

Was die Prüfung dir zeigt

Die KI liefert immer den vollständigen Zielzustand des gewählten Bereichs. RettLog vergleicht selbst mit dem, was schon da ist, und zeigt es dir so, wie die Liste danach aussieht: jede Seite als eigener Kasten, darin jede Gruppe mit den Spalten Anzahl, Artikeltyp und Kommentar. Bei einer ganzen Materialliste springst du oben über Springe zu Seite direkt zu einer Seite.

• Hinzugefügt (grün): neue Gruppen, Seiten und Positionen.
• Geändert (gelb): geänderte Anzahlen und Kommentare, mit dem bisherigen Wert darunter.
• Entfernt (rot, durchgestrichen): Positionen, Gruppen und Seiten, die nicht mehr in der Antwort stehen — mit der Angabe, wie viele Prüfzustände und Ablaufdaten dabei verloren gehen.
• Unveränderte Positionen stehen grau dazwischen, damit du die ganze Gruppe siehst.

Anzahl, Kommentar und — bei neuen Positionen — den Artikeltyp korrigierst du direkt in der Zeile. Passt kein vorhandener Artikeltyp, kannst du einen neuen anlegen, sofern du das Recht dazu hast; dann wählst du darunter die Kategorie. Hat die KI eine passende Kategorie vorgeschlagen, ist sie schon ausgewählt — du kannst sie jederzeit ändern. Fehlt dir das Recht, wird die Position ausgelassen und am Ende gezählt gemeldet. Du musst für keine Korrektur noch einmal zur KI.

Bei einer langen Liste musst du die Positionen, die noch etwas von dir brauchen, nicht suchen: Nächstes Problem unten springt von einer zur nächsten. Die Zahl daneben zeigt, wie viele noch offen sind.

Was du nicht willst, nimmst du heraus:

• eine Position mit dem ✕ am Ende der Zeile,
• eine ganze Gruppe mit Gruppe nicht übernehmen — sie bleibt dann genau, wie sie ist,
• bei einer ganzen Materialliste eine ganze Seite mit Seite nicht übernehmen — auf ihr ändert sich dann nichts,
• etwas, das entfernt würde, mit Behalten.

Jedes Herausnehmen machst du mit Wieder übernehmen bzw. Doch entfernen rückgängig. Die Zahlen oben und auf dem Knopf zählen immer nur, was wirklich übernommen wird.

Gruppen behalten ihre Prüfzustände

Eine Gruppe wird über ihren Namen erkannt. Hat die KI eine Gruppe umbenannt, wähle in der Prüfung bei dieser Gruppe die bestehende Gruppe aus — dann bleiben die Positionen mit ihren Prüfzuständen erhalten. Legst du stattdessen eine neue Gruppe an, wird die alte Gruppe entfernt und ihre Prüfzustände gehen verloren.

Wenn etwas nicht klappt

• Die KI kommt nicht an die Datei oder an die Artikeltypen. Sie sagt dir das. Lade deine Beladeliste dann einfach direkt im Chat des Anbieters hoch.
• Der Text stand nicht im Eingabefeld des Anbieters. Er ist schon kopiert — füge ihn dort ein. Ist die Zwischenablage inzwischen überschrieben, nutze im Schritt „Antwort einlesen“ Text noch einmal kopieren oder öffne den Anbieter erneut.
• Eine KI kommt nicht weiter. Unter Klappt es dort nicht? Nimm eine andere KI im Schritt „Antwort einlesen“ öffnest du denselben Auftrag mit einem Klick bei einem anderen Anbieter — du musst nicht von vorn anfangen.
• Die KI hat keine Datei gegeben, nur Text im Chat. Im Schritt „Antwort einlesen“ gibt es dafür das Feld Oder: Text der KI einfügen — kopiere ihre ganze Antwort hinein.
• Die Antwort war unvollständig. RettLog sagt das ausdrücklich. Bitte die KI, die Antwort noch einmal vollständig auszugeben, oder teile die Beladeliste in kleinere Abschnitte.
• Die Datei war für einen anderen Bereich gedacht. RettLog warnt dich, blockiert aber nicht: eine Liste absichtlich auf eine andere Seite zu kopieren bleibt möglich.